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Pilotage de la pré-ouverture
& ouverture d'hôtel

La mise en place administrative & opérationnelle indispensable à l’ouverture d’un hôtel

 

La période de pré ouverture est clé pour la réussite du lancement d’un hôtel. Lors de cette épreuve d’endurance semée d’embûches, nous mettons en oeuvre la méthodologie déployée depuis plus de 20 ans par le Groupe Honotel pour ses propres actifs ainsi que ceux de ses partenaires investisseurs et exploitants.

Notre offre de pilotage en pré ouverture et ouverture d’hôtel passe au crible toutes les tâches administratives et opérationnelles indispensables à un bon démarrage. Nous vous accompagnons pour les mener à bien en coordination avec l’ensemble de vos parties prenantes.

Très en amont de l’ouverture, Honotel MDO peut accompagner ses clients dans le choix de leur opérateur hôtelier en les aidant notamment dans l’analyse de l’adéquation des différents business plans proposés avec leurs propres objectifs. Nous leur apportons également notre expertise d’hôtelier lors de la négociation du contrat de gestion, de la définition des obligations de l’opérateur et de la mise en place de tests de performance permettant d’évaluer la qualité de sa gestion.

De même, nous sommes aux côtés de nos clients, propriétaires d’actifs d’hospitality, pour piloter un éventuel choix de marque.
Dans la phase de pré-ouverture administrative, Honotel MDO se concentre ensuite sur deux étapes fondamentales :
1. Accompagnement des démarches administratives
2. Pilotage du rétro-planning d’ouverture

Pré-ouverture administrative d’un hôtel

 

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Accompagnement des démarches administratives
Les démarches administratives préliminaires qui sont à indispensables à l’ouverture d’un hôtel sont pléthoriques et fastidieuses. Pour n’en omettre aucune, nous coordonnons notamment les formalités suivantes jusqu’à leur aboutissement :
• la déclaration d’exploitation
• la démarche éventuelle de classement ou de reclassement : conseil sur le potentiel de classement de l’hôtel, création du compte Atout France, construction du prédiagnostic grâce à nos matrices de contrôle, commande de la visite de contrôle auprès d’un organisme accrédité, organisation de la visite…
• les déclarations de l’hôtel auprès de l’Etablissement Public de Coopération Intercommunale (EPCI) pour la taxe de séjour, de la Sacem, de la SPRE, de la CNIL…
• la mise en place des déclarations sociales diverses : Urssaf, mutuelle…
• l’achat/transfert licence IV : réalisation des démarches avec les instances concernées
• l’affichage des prix pratiqués.
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Pilotage du rétro planning d’ouverture de l’hôtel
La pré ouverture d’un hôtel nécessitant la gestion simultanée d’un grand nombre de tâches, nous accompagnons notre client et challengeons son opérateur hôtelier dans la mise en place d’un plan d’actions intégrant pour chaque tâche à accomplir les deadlines, budgets et challenges opérationnels. Adaptées et réalistes, nos propositions reposent sur notre retour d’expérience de plus de 20 ans dans l’hôtellerie.
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Pré ouverture opérationnelle d’un hôtel

 

1
Construction du budget opérationnel
Au plus près des intérêts de son client investisseur, Honotel MDO challenge et monitore son opérateur hôtelier dans :
• l’élaboration du budget opérationnel avec des projections financières adaptées à son marché et à ses segments de clientèle en termes de chiffre d’affaires, coûts fixes, charges variables et résultat
• la définition de son univers concurrentiel, le CompSet, adapté aux projections et à l’actif en termes de positionnement
• la création d’une architecture tarifaire dynamique et cohérente sur l’ensemble de ses marchés.
2
Pilotage de l’organisation des équipes
Honotel MDO accompagne ses clients dans l’organisation humaine interne et externe de leurs actifs d’hospitality sur :
• la structuration des équipes
• le spectre de missions et de répartition des effectifs
• le process de recrutement
• la formation du Directeur d’hôtel et des équipes
• l’accompagnement à la mise en place opérationnelle des process de la pré-ouverture.
3
Accompagnement en digitalisation hôtelièresation hôtelière
Afin de mettre en place les meilleures solutions digitales pour gérer l’hôtel, Honotel MDO fait bénéficier ses clients de son expérience dans :
• l’accompagnement au choix du logiciel d’exploitation (PMS), du revenue management système (RMS), de la suite comptable, du reporting vers le siège et du chanel manager
• le conseil et contracting auprès des prestataires de services
• l’accompagnement à la mise en place d’outils digitaux adaptés.
4
Lancement d’appels d’offres contractuels
Dans une optique d’optimisation des coûts et de la qualité des prestations, Honotel MDO monitore le lancement des appels d’offres contractuels après un examen approfondi des propositions de contrats des fournisseurs d’énergie, fournisseurs d’accès Internet, des entreprises de maintenance technique, des spécialistes de la gestion du linge… Nous accompagnons nos clients depuis la négociation de ces contrats jusqu’à la signature.
5
Elaboration d’un modèle de distribution optimal
Fort du savoir-faire dans la distribution développé par le Groupe Honotel, nous challengeons les opérateurs hôteliers sur :
• l’élaboration d’un modèle de distribution optimal
• la sélection des prestataires pour le site Internet de l’hôtel et son référencement
• le choix d’un panel stratégique d’Online Travel Agencies (OTA) : Booking, Expedia…
• la mise en place de nouveaux modes de distribution (Staycation, Voyage Privé…) permettant d’accroître la visibilité de l’hôtel et le taux de captage de la clientèle locale
• la diversification des partenaires distributeurs.
6
Lancement marketing de l’hôtel
Après avoir accompagné nos clients dans la définition du plan de communication dédié à l’ouverture, nous intervenons à leurs côtés pour le choix des prestataires en charge et les monitorons pour :
• le lancement de l’inauguration de l’hôtel : évènement, communiqué de presse, création de l’identité du lieu par du conseil en story telling…
• la réalisation d’une promotion publicitaire : shooting photos, choix des supports…
• la constitution d’un réseau d’influenceurs.

Cas pratique :

pré-ouverture d’un hôtel 4 étoiles lifestyle à Paris

Honotel MDO a accompagné le propriétaire d’un ensemble immobilier à Paris restructuré en hôtel 4 étoiles lifestyle par un architecte renommé, pour sa pré ouverture sous une grande marque internationale.

 

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Etats des lieux & missions accomplies

Pour cette mission menée en étroite collaboration avec un opérateur hôtelier mondial, nous avons notamment pris en charge :
• le monitoring de la construction du budget opérationnel
• le pilotage des démarches et de la documentation administratives : déclaration d’exploitation, obtention de la licence IV…
• la coordination entre l’AMO technique et l’opérateur hôtelier
• l’accompagnement de la pré ouverture commerciale : budget d’ouverture, competitive sales…
• le pilotage des recrutements avec un focus fort sur les postes clés : le Directeur de l’hôtel, le Directeur technique et le Chef
• l’optimisation du calendrier des recrutements

Ouverture de l’hôtel en 2021.

 

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Nous mettons notre expertise au service des investisseurs pour maximiser leurs performances. Grâce à la double expertise d’Honotel en Investissement et en gestion d’hôtel nous accompagnons l’investisseur dans des problématiques métiers très variées telles que l’ouverture d’un hôtel ou la mise en conformité d’un ERP.

Yann Odile, Directeur exécutif de Honotel MDO
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Directeur exécutif de Honotel MDO
Yann Odile
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Directeur de la conformité
Yann Zorn

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